Как организовать удалённую работу сотрудников
≈ 6 минут
Подготовить документы, договориться о ритме работы и контролировать исполнение, не превращая сотрудников в рабов в собственном доме.
Приказ о переводе сотрудников на удалёнку
По закону, сотрудников нельзя просто перевести на хоум офис. Это изменение условий трудового договора — значит их нужно подтвердить новым соглашением.
Оговоримся: у небольших компаний есть соблазн разойтись по домам и работать без «бумажной волокиты». Мы не рекомендуем так делать. Бизнес добровольно входит в серую зону: зоны ответственности размыты, а процессы держатся на доверии.
Чтобы организовать удалённую работу сотрудников, понадобится два документа:
1. Приказ о переводе сотрудников на удалёнку. В Трудовом кодексе нет регламентированной формы приказа. Поэтому он составляется в соответствии с правилами оформления, действующими в организации.
Приказ может быть составлен так:
Приказ оформляется на каждого сотрудника, желательно, чтобы они ознакомились с ним под подпись.
Скачать приказ о переводе сотрудников на удалёнку.
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём закрепляются положения о новом режиме работы. Рекомендуем отразить следующие пункты:
— режим работы;
— номер техники, которую сотрудник забирает с собой;
— каналы, по которым будет поддерживаться связь;
— адрес, если сотрудник по должностной инструкции должен подписывать документы или иным образом участвует в документообороте.
Понадобится приказ и допсоглашение к трудовому договору. Всё должны понимать: меняется обстановка, но работа продолжается.
Общие проблемы удалённой работы
Организовать удалённых работников сложнее, чем может показаться. Резкая смена условий труда — объективный фактор стресса, а с сотрудников требуют KPI будто ничего не изменилось.
По нашему опыту, при переводе на удалёнку есть четыре распространённых негативных фактора. Рассмотрим их на примере Сергея — обычного офисного сотрудника.
Нет очного контроля. Рядом с Сергеем нет коллег и начальства. Поначалу это радует: можно расслабиться и спокойно заниматься своим делом. Однако скоро Сергей замечает, что его эффективность упала, а сложные задачи стали ещё труднее. В обычной ситуации он бы сходил разобраться в соседний кабинет, но что делать сейчас?
Что особенно неприятно: поддержка и слова благодарности лучше работают, когда их произносят вживую.
Социальная изоляция. Через неделю Сергей уже не чувствовал себя частью компании. Оказалось, что чувство общности придавала близость коллег, офисные ритуалы и совместные мероприятия.
В Гарвардской школе бизнеса уверены: одиночество — наиболее распространённая жалоба при переходе на удалённую работу. В краткосрочной перспективе экстраверты могут больше страдать от изоляции, особенно если у них нет возможности общаться с другими людьми. В долгосрочной перспективе повышается количество сотрудников, планирующих сменить работу.
Организация труда. Сергей понял, что его представления об организации удалённых работников были далеки от реальности. Оказывается, дома крайне сложно просто сесть и делать свою работу. Плюс в городе закрыли детские сады, поэтому Сергей разрывается между ребёнком и таблицами в «экселе».
Отвлекающие факторы. Ребёнок заснул, значит появились пара часов для работы. Но Сергей так намучался, что хочет сначала посмотреть небольшой ролик на YouTube, потом заварить кофе и досмотреть документальный фильм о падении Берлинской стены. Постепенно времени на работу не остаётся.
Первое время продуктивность пострадает. Это неизбежно, но людям нужно дать время адаптироваться.
Как организовать удалённую работу сотрудников
Есть относительно быстрые и недорогие методы, которые помогут облегчить переход к удалёнке.
Проводить ежедневные звонки. Если команда небольшая, подойдёт серия персональных звонков. В остальных случаях уместно провести конференц-связь в сервисах вроде Google Hangouts Meet или Скайп. Zoom не рекомендуем — он халатно относится к личным данным пользователей.
Звонки должны проходить в определённое время и с понятной целью. Например:
9:30 — встреча команды, постановка и распределение задач.
12:30 — контроль исполнения, обсуждение проблем.
17:30 — подведение промежуточных итогов, предварительное планирование.
Позже число звонков можно сократить.
Отказаться от тайм-трекеров. Лучше отказаться от установки на компьютеры сотрудников тайм-трекеров. Это приложения, которые следят за временем, проведённым в разных программах. Начальник будет знать, когда сотрудник работал, а когда проводил время на YouTube.
Подобное решение с большой вероятностью подорвёт организацию удалённой работы сотрудников.
Люди и так находятся в непростой ситуации. Лишний контроль ни к чему. Следить за прогрессом можно во время ежедневных видеопланёрок.
Исключение — должности с почасовой оплатой, но они и так работают с тайм-трекерами.
Установить правила работы. Перевод сотрудников на удалёнку эффективнее, когда заранее устанавливаются правила коммуникации и работы. Например, «Мы используем видеоконференции для ежедневных встреч по регистрации, если нужно срочно переговорить с руководителем, пишите ему в телеграме».
Лучше сообщить, когда лучше всего связаться с руководителями. Допустим, «Я доступен для связи с 9:00 до 18:00. Если в моём профиле стоит пометка «занят», лучше подождать, когда она исчезнет. В случае проблем по проекту лучше не дожидаться общей конференц-связи, а сразу писать мне в личных сообщениях».
Чтобы организовать удалённую работу сотрудников, запишите правила работы в отдельном документе Google Docs.
Планёрки и звонки нужны, чтобы сохранить рабочую атмосферу и проконтролировать ход исполнения задач.
Перевод сотрудников на удалёнку: опыт Digital Sharks
Когда пошли новости о вспышке COVID-19, стало очевидно, что нужно быть готовыми к полному переводу сотрудников на удалёнку. Мы разработали поэтапный план на случай введения карантина и изоляции. Чем серьёзней становилась ситуация, тем больше сотрудников переводилось на хоум офис. Всё это происходило поэтапно.
Мы предприняли следующие шаги, чтобы организовать удалённых работников и сохранить их продуктивность:
1. Предоставили комфортные условия труда. Организовали доставку до дома нужной техники: клавиатур, мониторов, ноутбуков и т.д.
2. Выстроили коммуникацию. Для собраний используем Google Meet, а для корпоративных переписок Slack. Впрочем, пользовались ими и до этого.
3. Сохранили документооборот. Для этого используем корпоративный тариф «Яндекс.Такси».
С точки зрения функционала моя работа заметно поменялась. Многие сотрудники работают когда им удобно и считают, что они независимы от остальных коллег. Я же выступаю связующим звеном. Поэтому мне приходится быть на связи, отвечать сотрудникам на их вопросы, как-то связывать между собой.
Чтобы всё успевать я стараюсь придерживаться выработанного рабочего ритма. Например, начинать и заканчивать работу в одно время.
Для некоторых сотрудников нужна техника из офиса. Поэтому мы организовали день доставки. Сначала собрали заявки, потом продумали логистику, чтобы нужная техника дошла до двери сотрудника. В этом помог сервис «Яндекс.Доставка». Таким же образом обменивались сохранными расписками.
Периодически я возвращаюсь в офис. Только там можно распечатать и отправить документы нашим контрагентам.
